O que fazer se você implementou uma ferramenta de gerenciamento de projetos, mas não obteve o efeito desejado?
Encontrar a solução certa de gerenciamento e colaboração de projetos leva tempo. Dinheiro e esforço e, poucos meses após a implementação de uma nova ferramenta, Você pode esperar algum retorno. Espera-se que a nova solução melhore a troca de informações. Simplifique a recuperação de dados e seja fácil de aprender e operar. Você deve sentir o progresso!
Na nossa comprar lista de números de telefone 34% dos funcionários disseram estar insatisfeitos com os processos de trabalho da sua empresa e citaram a “falta de informação” como uma das principais causas de estresse no trabalho. Isso geralmente se deve ao uso de ferramentas desatualizadas! resultando em trabalho mais rotineiro e diminuição da eficiência.
Então! vamos parar de inventar desculpas para o nosso sistema de gerenciamento de projetos em vez disso! encontrar um que realmente melhore a produtividade da equipe e aumente o nível de colaboração.
A menos que você esteja usando uma solução de fluxo de trabalho ou dados dos eua provavelmente estará usando e-mail e planilhas para realizar seu trabalho.
Nesse caso. você precisa de uma nova ferramenta de gerenciamento de projetos.
Ferramentas pré-históricas como e-mail e planilhas foram criadas há décadas para ajudar a organizar o trabalho e a comunicação online. Mas agora que temos tantas tecnologias novas ao nosso alcance, então por que estamos tão apegados a essas ferramentas desatualizadas?
Claro. Eles ainda podem ser usados para compartilhamento de arquivos. Comunicação e planejamento. Mas quando você vai além dos recursos dessas ferramentas. Os problemas surgem imediatamente. Email não é um arquivo compactado.
Esses são exatamente os problemas que a equipe do Monterey Bay Aquarium encontrou quando tentou acompanhar seus programas educacionais usando planilhas do Excel . “Foi muito difícil levar tudo em conta”. Disse Su Ding, diretor de arrecadação de fundos. — Muito tempo foi gasto atualizando e acompanhando informações do projeto em planilhas Excel. Por exemplo, se as datas mudassem, nossos funcionários teriam que passar horas atualizando todas as tabelas com as datas restantes dos seis meses inteiros. Levou todas as nossas forças.”
Tente registrar com que frequência dados de spam você precisa usar ferramentas legadas. Como e-mail e planilhas. Para resolver problemas para os quais essas ferramentas não foram projetadas. Faça uma lista de recursos específicos que seriam úteis para você e sua equipe. Dessa forma. Você pode restringir sua busca e encontrar uma solução que tenha as funcionalidades necessárias.
Sente que ainda não está pronto para investir em uma nova solução de gerenciamento de projetos? Vamos ver quais serão suas perdas se você não fizer isso.
Se uma ferramenta de software requer configuração demorada. Inúmeros webinars de integração e treinamento obrigatório. Ela tira tempo de projetos importantes e reduz a produtividade. Você está procurando uma solução que coloque sua equipe em funcionamento o mais rápido possível. Em vez de criar um motivo para reuniões e sessões de treinamento adicionais.
De acordo com uma pesquisa de 2013 realizada pelo MIT Sloan Management Review e pela Capgemini Consulting. 78% dos entrevistados acreditam que a transformação digital será o desafio mais importante para a sua organização nos próximos dois anos. Ao mesmo tempo, 63% dos entrevistados acreditam que o ritmo da mudança tecnológica na sua empresa é demasiado lento e citam a “lentidão” como o principal obstáculo.
A implementação de uma ferramenta deve ser rápida e feita de acordo com a finalidade da ferramenta. Não é necessário mostrar aos funcionários todas as funções ocultas se você sabe que elas nunca serão necessárias. Além disso. Ter uma ferramenta fácil de usar e que não requer um longo período de treinamento permite que novos funcionários se familiarizem rapidamente. Garantindo que toda a equipe esteja alinhada desde o início.
Se você gasta muito tempo organizando seu trabalho (por exemplo, atualizando constantemente dados em planilhas), você está adicionando outra tarefa à sua já longa lista de tarefas.
Na pesquisa da Powering Productivity sobre os assassinos da produtividade, 44% dos líderes empresariais entrevistados citaram processos de trabalho ineficazes como o principal motivo para perda de tempo. Além disso, os resultados da pesquisa mostraram que não só os funcionários, mas também os clientes (48%) sofrem com esses fatores.
Foi difícil para a gestão do Procurify encontrar uma ferramenta que lhe permitisse estabelecer interação não só dentro da equipa, mas também entre diferentes departamentos. Devido à utilização de soluções erradas, os colaboradores da empresa tiveram que lidar com perda de dados, mal-entendidos e prazos perdidos.
“Tentamos vários sistemas: Asana, Basecamp, Jira e Google Docs”, admite Eugene Dong, cofundador e CTO da Procurify . — Os sistemas funcionavam dentro de uma equipe específica, mas se precisássemos de interação entre diferentes departamentos, os problemas começavam imediatamente. Precisávamos de uma ferramenta que mostrasse o progresso, o cronograma e os prazos para outros departamentos para garantir a conclusão bem-sucedida do projeto .”
Os funcionários têm dificuldade em abandonar velhos hábitos de trabalho. Se os membros da equipe estiverem acostumados a trabalhar à sua maneira. Pode ser difícil mudar as rotinas de trabalho. Especialmente se a nova ferramenta for muito desconhecida e difícil de aprender. Em média, ao introduzir uma nova ferramenta. Apenas 30% dos colaboradores começam a trabalhar com ela. A menos que sejam utilizadas estratégias de gestão de mudanças .
O objetivo de qualquer ferramenta de fluxo de trabalho é melhorar a colaboração e a interação entre mais pessoas. Se apenas algumas pessoas usarem esta ferramenta, ela não trará nenhum benefício específico.
Os funcionários da F5 Networks se depararam com uma dura realidade: ninguém começou a usar a ferramenta que haviam implementado . “Um dos principais motivos pelos quais o Workfront não era adequado para nós foi a baixa taxa de adoção”, diz Patricia Davis, gerente do escritório de gerenciamento de projetos da F5 Networks. “Apenas 55 dos 400 funcionários começaram a usar o Workfront, e a maioria deles o usou apenas como sistema de tickets.”
A taxa de adoção do F5 continuou a diminuir porque o treinamento era muito longo e difícil. “Demorou cerca de quatro horas para dominar cada recurso”, diz Davis. — Foi necessário ler enormes volumes de documentação. Simplesmente não tivemos tempo para isso.”
É importante se interessar pelo desempenho dos membros da sua equipe e ouvir seus comentários sobre sua nova solução de colaboração e gerenciamento de projetos. Não pressione seus colegas, mas peça-lhes que implementem gradualmente a nova ferramenta em seu fluxo de trabalho diário para ver se eles se sentem confortáveis com ela. Se você estiver tendo problemas para usar uma ferramenta, talvez valha a pena tentar algo diferente.
Encontre a solução de gerenciamento de projetos perfeita para sua equipe
Não é fácil abrir mão de ferramentas familiares (como e-mail e planilhas) que você usa há anos, ou mesmo de uma solução que você implementou mal. Mas se você continuar a usar a ferramenta errada para concluir novos projetos e solicitações urgentes. Consumindo tempo e esforço, terá ainda mais dificuldades.
Comece a procurar uma ferramenta que atenda às necessidades da sua equipe . E se você buscar ativamente a opinião de seus colegas, poderá encontrar uma solução de gerenciamento de projetos que agradará a todos.